Немирівський районний суд Вінницької області

08 травня 2019, 15:25

Костянтин Ващенко

Голова Національного агентства України з питань державної служби

Держслужба для суспільства, а іноді і для керівників міністерств і відомств, все ще залишається “чорною скринькою”

В українському суспільстві відчутна велика напруга. Всі конфронтують з усіма. Політики між собою. Політики з громадянами. Громадяни з держслужбовцями. Але давайте спробуємо вийти за рамки конфронтації, і поговоримо просто, по-дружньому. Без краватки.

Ви не повірите, але по той бік стін держустанов знаходяться такі ж саме люди, як і ви. Насправді держслужбовців в Україні близько 245 тисяч. Це ваші знайомі, родичі, сусіди. Люди, які, так само як і ви, переймаються побутовими питаннями. Ходять на роботу і намагаються її так само сумлінно виконувати. Хворіють і ходять у відпустку. Відчувають натхнення і розчаровуються.

В чому ж їх відмінність? Лише в тому, що вони на державній службі. Якщо порівняти цю роботу, наприклад, з роботою приватної компанії, одразу ж кидається в око значно вища відповідальність і більша кількість вимог та обмежень. Посадова інструкція в державному секторі зазвичай більш широка та деталізована. Графік жорсткий, а компенсація, як правило, значно менша та без будь-яких бонусів.

Приватний бізнес часто дивиться на кадрову бюрократію крізь пальці. Власник бізнесу приймає рішення: для мене більш важливий результат (продажі, якість товарів та послуг, сервіс тощо). Тому якщо хтось там не зареєструє своє відрядження - немає нічого страшного. Головне, що справа робиться. У випадку ж з держслужбою кінцевими власниками (або акціонерами, якщо хочете) є громадянин України. І ми з вами як громадяни хочемо знати, що державні службовці, які отримують зарплатню із наших податків, використовують свій робочий час відповідно до певних правил, процедур, інструкцій. Тому всі дії держслужбовця ретельно фіксуються спеціалістами кадрової служби: лікарняні, відпустки, відрядження, премії, догани тощо. Щоб ми з вами, як акціонери держави, могли бути впевненими: правила працюють, їх чітко дотримуються.

Середня вага особової справи держслужбовця після 5 років роботи – 2 кг

В Україні вже декілька років триває реформа державної служби. Підвищується її престижність. Змінюється модель зарплати – вона поступово зростає. Втілюється компетентнісна модель управління людськими ресурсами. Разом з тим, держслужба залишається недостатньо привабливою для громадян, зокрема молоді. Тобто є прогрес, але багато чого ще треба зробити.

Тим не менш, у державному секторі чимало професійних, фахових людей. Вони приходять з різних причин. Хтось хоче побудувати успішну кар'єру. Хтось – бути дотичним до важливих речей. Дехто шукає стабільності і прогнозованості. А хтось справді бачить благородну місію в служінні суспільству. Але ці люди зустрічаються з усіма “приємностями” системи, в першу чергу, із величезною кількістю паперових процедур. Всі ці стоси паперів здатні охолодити будь-чий благородний порив. Спеціаліст швидко розуміє, що значна частина його роботи - це перенесення документів з одного кабінету в інший. А керівник бачить, що ефективно керувати паперовими процедурами - це ще той виклик. І це у ХХІ столітті. У сучасній державі, у самому серці Європи.

Держслужба для суспільства, а іноді і для керівників міністерств і відомств, все ще залишається “чорною скринькою”. Мало того, ця “чорна скринька” ще й знаходиться під сімома замками. Стоси особових справ паперів зносяться до архіву, де зберігаються 75 років. Навіть я сам, як керівник НАДС, не можу взяти свою особисту справу і вийти з нею з відділу кадрів. По всій країні стоять суворі металеві шафи, і зберігають ті дані, до яких сучасний ефективний керівник має мати вільний доступ, у два кліки.

Як керівник не міг отримати навіть точної цифри: скільки саме державних службовців в Україні. Ці статистичні дані були доступні лише раз на рік, і при цьому не за минулий, а за позаминулий період. Уявляєте? Припустимо, ви керуєте великою фабрикою, але навіть не знаєте, скільки саме людей у вас працює. Точніше, ви сьогоднішню статистику отримаєте через два роки. Скажіть, чи легко вам буде керувати в таких умовах? А держслужбовці працюють. І навіть примудряються показувати результати - часто всупереч величезній кількості формальної паперової роботи.

Ця складна паперова система має свою конкретну вагу. Середня вага особової справи держслужбовця після 5 років роботи – 2 кг. Це всі заявки про відпустки, накази, підвищення кваліфікації, і ще численна сила паперів. Вага пачки паперу формату А4 дорівнює 2,5 кг. Тобто за декілька років особова справа держслужбовця сягатиме упаковки паперу. Одного дерева промислових порід вистачає на виготовлення приблизно 17 пачок паперу по 500 листів. А отже для виготовлення 245 тис. пачок паперу необхідно більше 14 тис. дерев.

Здавалося б, рішення очевидне: давайте просто переведемо всі процедури в електронну форму - і все, кінець папірцям. Або візьмемо і замінимо всіх чиновників роботами. Але все не так просто. Величезний бюрократичний механізм часто працює неефективно, зі скрипом, але він все ж працює. Просто взяти і зупинити його “на ремонт”, як ескалатор? Неможливо. Тому що в житті зазвичай поруч є інший ескалатор. На крайній випадок можна піднятися сходами, пішки. Але якщо взяти і зупинити роботу державної служби – може зупинитися вся країна. Тому ми маємо робити “ремонт” на ходу, не вимикаючи “ескалатор”.

Ця трансформація триває вже декілька років. Ми говоримо як про загальну реформу державного управління (це і електронні адміністративні послуги, і нові директорати тощо), так і про реформу державної служби. Саме для цього і потрібна система HRMIS. Мова йде про інформаційну систему управління людськими ресурсами (Human Resource Management Information System, HRMIS). Подібні системи використовують великі приватні компанії як в Україні, так і в розвинутих країнах світу. До HRMIS вносяться всі відомості про державного службовця: від завдань і обов'язків та аж до розміру заробітної плати. Отже ми отримаємо величезну кількість актуальних даних про тисячі чиновників по всій країні.

Завдання HRMIS – відкрити “чорну скриньку” паперових процедур і зробити її прозорою. Ми заведемо в електронну систему всі дані про держслужбовця і постійно будемо їх оновлювати. При цьому на публічному порталі кожен охочий зможе побачити дані по підрозділах, відділах, цілих міністерствах; дані про кількість штату, обсяги заробітної плати тощо. Це безпрецедентний крок в бік відкритості даних про держслужбу.

Як вплинуть ці дані на роботу органів влади? Це значно підвищить керованість системи. Ви зможете регулювати обсяги фінансування, оцінювати роботу підрозділів і окремих службовців. Оцінювати результати їх роботи. Правильно їх заохочувати. Це дуже потужний управлінський інструмент. Це все одно, що поміняти кулькову ручку на лептоп – справжні еволюційний стрибок для держслужби.

Роботи не замінять держслужбовців. Але сучасний інструмент може докорінно змінити державну службу. Керівник, як уже було сказано, має отримувати дані у декілька кліків, а не раз на рік. А відділи кадрів – перетворитися на справжні служби управління персоналом, які займаються не виданням численних паперових довідок, а розвитком держслужбовців, їх навчанням та мотивацією. Створенням нової культури. Для цього потрібен час, а сучасна ІТ-система вивільнить і необхідний час, і ресурси.

Але чи не найголовніший ефект від впровадження HRMIS – це можливість задати новий рівень дискусії і розпочати діалог із суспільством щодо розвитку державної служби. Можливість нарешті перейти від протистояння громадськості і держслужбовців до порозуміння і взаємодії.